Entreprises & Etablissements publics… : de l’intérêt d’une rencontre interne mensuelle

Rencontres Mensuelles dans les grandes entreprises, PME, établissements publics, coopératives, associations... : quel intérêt pour le management des équipes? Réflexions et premiers conseils.

A l’ère du tout numérique, des applis, des réseaux sociaux et des outils internes de communication, pourquoi organiser une rencontre mensuelle pour rassembler son équipe, différents services ou l’ensemble de son personnel ?

Une rencontre Mensuelle, pourquoi faire ?

Dans une grande entreprise ou une PME, dans une institution ou une administration publique, mais aussi dans une association, une coopérative…

Un moment positif, utile, interactif, constructif et convivial, un rendez-vous régulier :

  • pour rassembler toutes les femmes et tous les hommes de votre structure et vivre un même moment, ensemble.
  • pour les informer.
  • pour échanger avec eux : transmettre, partager, écouter, comprendre et engager une discussion.
  • pour détecter et désamorcer des points de crispation et anticiper/éviter les conflits potentiels.
  • pour créer un moment de co-création et de coopération.
  • pour surprendre et donner la parole à ceux qui n’osent pas souvent la prendre en public.
  • pour permettre aux équipes de se rencontrer dans un environnement différent.
  • pour mobiliser et démontrer l’état d’esprit de votre structure.
A quelle périodicité?

Mensuelle, bimestrielle (/bimensuelle !) trimestrielle ou semestrielle.

Le rythme pourra évoluer, l’essentiel étant de bien préparer la première rencontre pour en faire un événement réussi qui suscite l’adhésion des participants et la curiosité des absents. Une première rencontre placée dès le départ dans une dynamique de reconduction.

La périodicité est à évaluer en fonction de plusieurs critères dont le nombre de participants potentiels, de leurs disponibilités et des besoins en termes de communication interne, de management et de gestion des Ressources humaines.

De quelle ampleur?

Il est possible de se lancer dès le départ dans l’organisation d’un événement important en adéquation avec l’image et de la taille de la structure.
Il est tout autant légitime de débuter modestement en se donnant ensuite les moyens de développer ce rendez-vous en fonction de son impact grandissant.
Il est important que l’événement ressemble à l’entreprise et à ses salariés. Ni trop tape à l’œil, ni trop « bricolé ».

Des rencontres évolutives : Tout en mettant en place un cadre précis, dynamique et construit pour créer un phénomène d’habitude, il est important d’imaginer dès le départ que ce projet va évoluer, en fonction de l’actualité de l’entreprise et de l’appropriation de ce rendez-vous par les équipes et de leur participation active à son organisation et à son contenu. De la continuité et du renouvellement, avec ses surprises…

De premiers conseils :
  • Des séquences variées et courtes.
  • Tout en gardant ses valeurs, savoir prendre le risque de sortir parfois de sa zone de confort.
  • Un rendez-vous précédant un moment encore plus convivial : buffet, déjeuner façon « Auberge Espagnole »…
Des erreurs à éviter :
  • Des séquences trop longues (discours).
  • Trop de matière et de contenu (de peur de ne pas en avoir assez…)
  • Des supports visuels trop nombreux et trop chargés.
Comment se lancer ?

Cela va être compliqué? Pas avec les bonnes pratiques et techniques… Cela s’apprend. Avec les bons conseils de départ, en impliquant toujours plus le personnel, il est ensuite possible de poursuivre le développement de ces événements réguliers qui s’imposeront d’eux-mêmes et seront évalués pour en mesurer l’impact et pour continuer de les faire évoluer.

La réunion mensuelle, comme une rencontre régulière intégrée à un dispositif global de communication et de gestion des ressources humaines.

Une rencontre attendue – valorisation de réussites et des personnes… – mais aussi prolongée  : contenu additionnel numérique, lancement de projets, état d’esprit…

AVEC EMMANUEL MATT ACCOMPAGNEMENT

Nous vous proposons de vous accompagner dès le lancement de ces rencontres périodiques pour en faciliter l’organisation (temps de préparation) et l’efficacité (fidélisation…)

Quels sont vos besoins en matière de communication ? Les attentes de votre personnel ? La matière dont vous disposez et le contenu à présenter ou rappeler ? Votre identité, vos valeurs ? Vos envies, vos objectifs ?

Nous vous aidons à construire ce rendez-vous, le cadre de son déroulement : un conducteur (comme pour une émission de TV), le choix des rubriques, des intervenants et des supports visuels.

Nous vous proposons un accompagnement lors des premières rubriques et définissons ensemble une méthodologie adaptée pour préparer les suivantes :

  • Anticipation (planification) et réaction à l’actualité chaude.
  • Fidélisation et augmentation de l’auditoire.
  • Co-création de contenu avec l’ensemble du personnel (idées, interventions, témoignages…)
  • Optimisation du temps et des moyens nécessaires à l’organisation de ces rendez-vous.

Une offre de service une nouvelle fois inspirée par les pratiques en production TV

« On n’est pas devant la TV. En Mensuelle, on ne peut pas zapper… »
Ce serait vite oublier d’autres écrans…
Que penser de ces équipiers le regard plongé sur leur smartphone… Ils savent faire deux choses à la fois, écouter et répondre à leurs email… Toujours à travailler…
Avez-vous véritablement réussi à attirer leur attention, à les convaincre que ce qu’il se passe les concerne et que c’est l’occasion de partager un moment ensemble ?

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